Comércio: como lidar com as obrigações tributárias?

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No comércio, temos um grande volume de documentos fiscais sendo gerados diariamente. Essa grande quantidade de informação deve ser manuseada e controlada de forma muito específica e cuidadosa, pois igualmente extensa é a lista de cuidados que a empresa tem de ter para não ficar em débito com suas obrigações tributárias – e sofrer as penalidades legais que isso envolve.
De um modo geral, as diversas cargas tributárias estão descritas no documento que chamamos de Simples Nacional, ou no Regime Normal. Ambos englobam a maioria dos impostos que são recolhidos por comércios de diversos tamanhos. Nesses documentos, há diversas informações que devem ser levadas em conta, principalmente quando se trata de conhecer bem os tributos que estão sendo pagos. É preciso entender se os valores estão corretos, se não há divergências ou alterações, e mesmo manter o simples cuidado na emissão e armazenamento das guias de pagamento.
Entretanto, esses não são os únicos documentos fiscais gerados e armazenados pelo comércio. Há uma série deles, que geralmente serão emitidos, pagos e armazenados, como a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), o Controle de Transporte Eletrônico (CT-e), a Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e), o Cupom Fiscal Eletrônico do Sistema Autenticador e Transmissor (CF-e-SAT).
Cada um desses documentos se refere a uma parcela da operação da empresa, e geralmente são emitidos dos dois lados dos processos, tanto na compra (quando falamos de fornecimento para o comércio), quanto na venda (quando falamos de venda ao consumidor final). Esses documentos precisam ser armazenados por cinco anos a partir do seu dia de emissão.
Alguns podem pensar que por seu comércio ser menor, isso é diferente, mas não é bem o caso. Estabelecimentos menores têm menos tributos nas guias de recolhimento, e em empresas grandes há muitos mais (INSS, IPI, PIS, etc), porém isso não faz com que essa quantidade de documentos diminua muito. Isso se deve ao fato de o grosso da documentação ser de transações diárias, como as vendas e compras que geram NF-e ou NFC-e. Consequentemente, a demanda por um sistema de armazenagem eletrônico é crucial para a sobrevivência do negócio nos dias atuais.
Bom, e o que fazer para lidar com esse cenário complexo? Isso é fácil e é o que a maioria das empresas já faz.  O empresário contrata um contador. Este deve realizar uma orientação de como devem ser preenchidas e tratadas cada guia e cada documento. Mas, apesar disso, o contador ainda precisa de ajuda para organizar e armazenar tudo em formato digital. Com sistemas de gestão de documentos, como o NOTAFAZ (colocar o link para a página), é possível gerir bem um negócio, sem dores de cabeça e sem enganos. Esses fatores fazem a diferença, principalmente em tempos de auditorias fiscais (link para o próximo texto).

Varitus Brasil firma parceria com software houses no desenvolvimento de ERPs que atendam diferença tributária municipal

Aliança permite que softwares se adequem a cada tributação particular dos mais de 5 mil municípios brasileiros
Há cerca de um ano, a Varitus Brasil, empresa inovadora que atua em soluções rápidas para TI, identificou a oportunidade de firmar parcerias com softwares houses a fim integrar seu sistema a ERPs customizados. Hoje já são mais de 20 parceiros nessa área.
Ao desenvolver um ERP, não é possível desconsiderar sua interface tributária. Emissão e controle de notas faz parte de qualquer negócio. O problema é que o custo de desenvolvimento dessas interfaces é muito alto, além de precisar de constante atualização, pois as regras tributárias mudam constantemente. O pior é quando a empresa vende e compra de municípios diferentes, pois cada um tem um valor específico para sua tributação.
Foi para sanar esse problema que a parceria surgiu. O sistema de gerência, emissão e armazenamento de notas da Varitus, o NOTA FAZ, realiza esse processo por meio de uma API integrada ao ERP desenvolvido pelas software houses. O custo de desenvolvimento cai drasticamente, a qualidade e garantia é mantida. Os clientes, sobretudo contadores, são os que mais ganham com isso.
A personalização baseada em cada peculiaridade vem principalmente devido às regras de tributação para Nota Fiscal de Serviço. “Com a utilização da API, o sistema da Varitus funciona integrado ao ERP, e possui uma interface única, com valores atualizados automaticamente. O usuário não precisa fazer mais nada, não há interferências nos processos diários”, conta Adão Lopes, CEO da Varitus.
O custo do ERP diminui para o cliente final, que na maioria das vezes é um contador de um escritório que faz a contabilidade de várias empresas. “Como a solução atende ao Brasil todo, as limitações são inexistentes e acaba sendo uma vantagem para todos os envolvidos, pois desenvolver do zero algo do porte da solução que oferecemos com a API, é realmente muito caro. Um valor que seria repassado ao cliente e só afastaria essa automação de empresas menores”, conclui Lopes.
Vale ressaltar que a solução da VARITUS também funciona de forma independente para aqueles que só precisam manter uma boa gestão de notas.

Como se preparar para uma auditoria fiscal?

Qualquer empresário, hoje em dia, sabe o que é uma auditoria fiscal e qual sua importância para o próprio mercado, independentemente de concordar ou não com determinados tributos ou regras vigentes. Porém, você empreendedor, já se perguntou o que fazer para estar pronto para encarar a tão temida auditoria fiscal?
Muitos podem acreditar que já que sua empresa está em ordem, com seus documentos e obrigações fiscais, estão livres de passar por uma auditoria, porém estão enganados. Processos de fiscalização ocorrem por diversos motivos, desde cruzamentos de dados por parte do fisco, como por denúncias vindas de clientes, funcionários, etc.
Mesmo que o fisco não ache nada de errado com sua empresa, alguém ainda pode realizar uma denúncia. Não vou entrar no mérito de a empresa estar legal ou não, mas o caso é que é bom estar prevenido. Como consequência, estará legalizado.
O fisco geralmente manda uma multa por correspondência quando há alguma suspeita de irregularidade, que quando paga, geralmente já soluciona qualquer problema para a empresa. Entretanto, eles podem mesmo assim fazer uma vistoria, e no caso de não pagamento, com certeza eles a farão.
É possível contestar a multa, caso haja a certeza de que aquela acusação é falsa, porém haverá uma auditoria para avaliação de toda forma. O ponto é que, geralmente há mesmo alguma irregularidade.
São muitos documentos, e muitos anos de documentos que devem ser armazenados. Informações podem se perder, principalmente se nem toda a sua plataforma é digital. A irregularidade não é feita de má fé, mas pode ser um erro operacional que custa caro.
Mas então como evitar surpresas negativas? Primeiramente é importante ter tudo em ordem. Sistemas gerenciais de notas, ou mesmo ERPs que contenham esses sistemas acoplados, como o NOTAFAZ (colocar o link para a página), garantem que as notas estejam em ordem.
Assim, quando qualquer fiscalização tomar lugar, os dados estarão organizados, acessíveis e transparentes. Além disso, é possível fazer uma pré-auditoria automática, que verifica se os dados estão sem discrepância, antes mesmo da avaliação do fisco. Isso pode ser feito periodicamente, de forma a garantir que a empresa não fique tensa quando ocorrer uma nova inspeção – podendo até corrigir erros antes que eles virem multas.
NOTAFAZ te dá todas essas ferramentas, inclusive podendo ser usadas como o diferencial de atendimento de um contador na hora de prestar serviço a uma empresa. Auditorias fazem bem para o mercado, e estar preparado é apenas mais um aspecto de um bom trabalho dentro da nossa realidade comercial.

Armazenamento fiscal em nuvem: uma solução de alta segurança com redução de custo

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Crise econômica, corte de pessoal e redução de investimentos. Em um cenário assim, é comum às empresas buscarem alternativas para reduzir custos. Uma das soluções que tem despontado nesse momento é a tecnologia de cloud computing (armazenamento em nuvem), que faz muito mais do que simplesmente guardar informações fora de servidores físicos, ela muda a lógica de gastos e a produtividade da empresa para um cenário econômico e mais eficiente. Essa tecnologia bem aplicada à documentos fiscais faz toda a diferença, tanto no custo operacional, quanto na segurança e disponibilidade da informação.

Os documentos fiscais precisam estar em ordem, não só por uma questão e lógica de segurança, já que eles são um registro valioso da legalidade da empresa, mas também por uma questão de ganho e produtividade na hora de prestar contas. O fisco não deve ser um vilão em momentos de declaração, ou fiscalização, de impostos.

Estar com os documentos em dia, organizados e acessíveis faz toda a diferença. A sonegação de impostos não é apenas uma tática corrupta proposital, ela pode ser realizada por engano, simplesmente pela falta de organização de dados, perda de informação, ou indisponibilidade na hora de prestar contas. E se pararmos para observar vantagens de se usar tecnologia cloud não param por ai.

O simples uso do cloud retira da planilha de custos da empresa, investimentos altíssimos em servidores, porém a redução não se restringe ao hardware, o custo do equipamento é o de menos. O mais impactante em sistemas de armazenamento são todos os gastos com energia, defesa física dos equipamentos, defesa lógica contra ataques digitais, backups, manutenção, pessoal especializado, e acima de tudo, o tempo gasto para se gerir todas essas facetas da infraestrutura, todos os dias, ainda mais em sistemas de alta performance.


Assim, ter seus documentos protegidos por rotinas de segurança profissionais, tem seus dados e prestações de contas à mão, aliados a economia de gastos de infraestrutura e tempo operacional, fazem do clou a opção mais lógica, produtiva e vantajosa. Vale a pena considerar seu uso. Lembre-se, seus documentos são um patrimônio e também precisa ser bem gerenciado.


Sonegação de impostos: a corrupção na prática empresarial

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O que significa sonegar impostos? A definição de sonegação, ou evasão fiscal, é a prática ilícita de evitar o pagamento de taxas e tributos ao governo de um país. Mas o que isso realmente quer dizer?

A cobrança de impostos faz países funcionarem desde o feudalismo. A ideia é que o imposto represente um retorno ao país, da produção de seu povo. Um dinheiro que será utilizado para manutenção e aplicação na própria infraestrutura funcional, gerando um ciclo virtuoso de produção.

Um cidadão tem o que precisa, e paga seus impostos para que continue a ter. Isso é parte de ser cidadão, e um conceito de patriotismo que às vezes parece fugir ao povo das terras tupiniquins.
Muitos podem dizer que o governo é corrupto, que o dinheiro dos impostos é mal utilizado por pessoas que não se importam com empresários, trabalhadores e cidadãos. Entretanto, essa é uma desculpa, no mínimo, fraca para justificar a sonegação.

O que é a sonegação se não a corrupção posta em prática, no dia a dia de cada empresa, que dá um “jeitinho”, aqui e ali? Métodos como omissão, falsas declarações, falsificação ou distorção de documentos e notas, todas são práticas ilegais, e representam a corrupção tão criticada, sendo posta em prática por cidadãos comuns, todos os dias.

O governo vem se utilizando de avanços tecnológicos para realizar uma fiscalização mais rigorosa, integrada, e automática em cima dos bens das empresas, empresários e cidadão. Haja visto programas como a análise de redes sociais em busca de “ostentação”, ou as constantes alterações nos órgãos fiscalizadores, leis e mecanismos de gestão e emissão de documentos fiscais.

As consequências de sonegar, para as empresas, é muito grave. Apesar disso há situações e situações. Sonegar pode ser um ato de erro, engano, e se a inexatidão das informações for apenas uma ação errônea, e identificada, o próprio empresário a comunicar ao fisco, ainda assim o empresário receberá uma multa de até 20% do tributo mais juros moratórios.

Se o fisco descobrir a sonegação, mesmo sendo um equívoco, que não foi avisado às autoridades, a multa chega a 75% do valor, mais juros. Essas consequências dizem respeito à empresa, entretanto o funcionário responsável pelo erro também é responsabilizado.

Para o funcionário, a reprimenda estatal é de natureza criminal e a pena pode ser restritiva de direitos (como manter o infrator longe da administração de empresas durante determinado prazo) ou, até mesmo, pena de reclusão. O tempo de cumprimento da pena varia de acordo com as circunstâncias de cada caso.


É por isso que ficar atento e ter um sistema de confiança para gerenciar sua documentação fiscal é tão importante.  Às vezes um erro pode ter consequências muito graves, mesmo quando não se tem nenhuma má intenção. É importante ficar de olho nos seus impostos.



Armazenamento fiscal em nuvem: uma solução de alta segurança com redução de custo

Crise econômica, corte de pessoal e redução de investimentos. Em um cenário assim, é comum às empresas buscarem alternativas para reduzir custos. Uma das soluções que tem despontado nesse momento é a tecnologia de cloud computing (armazenamento em nuvem), que faz muito mais do que simplesmente guardar informações fora de servidores físicos, ela muda a lógica de gastos e a produtividade da empresa para um cenário econômico e mais eficiente. Essa tecnologia bem aplicada à documentos fiscais faz toda a diferença, tanto no custo operacional, quanto na segurança e disponibilidade da informação.

Os documentos fiscais precisam estar em ordem, não só por uma questão e lógica de segurança, já que eles são um registro valioso da legalidade da empresa, mas também por uma questão de ganho e produtividade na hora de prestar contas. O fisco não deve ser um vilão em momentos de declaração, ou fiscalização, de impostos.

Estar com os documentos em dia, organizados e acessíveis faz toda a diferença. A sonegação de impostos não é apenas uma tática corrupta proposital, ela pode ser realizada por engano, simplesmente pela falta de organização de dados, perda de informação, ou indisponibilidade na hora de prestar contas. E se pararmos para observar vantagens de se usar tecnologia cloud não param por ai.

O simples uso do cloud retira da planilha de custos da empresa, investimentos altíssimos em servidores, porém a redução não se restringe ao hardware, o custo do equipamento é o de menos. O mais impactante em sistemas de armazenamento são todos os gastos com energia, defesa física dos equipamentos, defesa lógica contra ataques digitais, backups, manutenção, pessoal especializado, e acima de tudo, o tempo gasto para se gerir todas essas facetas da infraestrutura, todos os dias, ainda mais em sistemas de alta performance.


Assim, ter seus documentos protegidos por rotinas de segurança profissionais, tem seus dados e prestações de contas à mão, aliados a economia de gastos de infraestrutura e tempo operacional, fazem do clou a opção mais lógica, produtiva e vantajosa. Vale a pena considerar seu uso. Lembre-se, seus documentos são um patrimônio e também precisa ser bem gerenciado.



Documentos fiscais: um patrimônio empresarial negligenciado

A documentação fiscal de uma empresa é parte vital de seu patrimônio, mesmo que muitas vezes ela não seja vista ou tratada como tal. Esses “papéis” contêm informações que serão importantes para a companhia mesmo depois de muito tempo de sua emissão, e podem representar a sobrevivência da mesma frente à justiça nacional.
É estranho que mesmo empresários de longa data, ainda hoje, não saibam que a documentação fiscal deve ser armazenada por um prazo mínimo de cinco anos. Dependendo do tipo da empresa, esse pode ser um volume incrível de documentos produzidos diariamente, armazenados e guardados de forma a atender a datas variadas de validade.
Sejam documentos antigos, emitidos em papel, ou documentos novos, que já se utilizam de armazenagem digital, é preciso dar o devido valor a esse patrimônio, pois a perda desses dados pode acarretar em multas altíssimas, fechamento da empresa e até a prisão do empresário responsável.
O grande problema é que muitas vezes a documentação é negligenciada através do uso de processos arcaicos de armazenagem, como o uso de arquivos, pastas enfiadas em qualquer armário, e salas inutilizadas. Esse tipo de armazenamento corre riscos naturais como mofo, infiltrações, perdas em acidentes, só para citar alguns.
Os riscos de perda dos documentos, nesses cenários, são altíssimos, sem falar que, mesmo que eles se mantenham íntegros, o acesso é complicado. Em alguns casos o acesso em um tempo hábil representa a diferença entre prestar as devidas contas a órgãos fiscais, ou ser taxado como sonegador e sofrer as penas legais que isso acarreta.
A armazenagem de documentos fiscais é primordial. Eles são um seguro para o patrimônio da empresa e justamente por isso fazem parte dele.
A digitalização de documentos antigos e a emissão eletrônica são a chave para manter esse patrimônio dentro desses patrões de segurança, acesso e garantia. Essas soluções permitem que toda a documentação de uma empresa se mantenha integrada a uma plataforma única que permite a indexação da informação e seu fácil acesso. Sem contar que a segurança dos dados, agora, é responsabilidade de empresas com ambientes projetados para armazenar altos volumes de dados de forma a preserva-los contra qualquer imprevisto.

Nunca se esqueça, o documento fiscal é um patrimônio da empresa, e ele representa segurança e idoneidade. Não o trate como uma pilha de lixo em uma sala escura.